Die Nulloption gehört in die Entscheidungsvorlage

Stellen Sie sich eine anstehende Werkzeugentscheidung vor: Drei Angebote liegen vor, der gewünschte Starttermin steht bereits im Kalender. Noch fehlt eine Zeile in der Vorlage. Sie beschreibt, was im Betrieb bis zu einem späteren Entscheidungszeitpunkt unverändert weiterläuft.

Das ist kein Plädoyer dafür, ein Vorhaben liegen zu lassen. Es macht eine Frage sichtbar, die zwischen Angeboten und Termin sonst offenbleiben kann: Woran wäre erkennbar, was der Betrieb mit dem Warten in Kauf nimmt?

Der Maßstab liegt nicht im Angebot

Für finanzwirksame Maßnahmen des Bundes verlangt § 7 Absatz 2 BHO angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen. Die Arbeitsanleitung des Bundes beschreibt die Planungsphase als ergebnisoffenen Vergleich verschiedener Lösungsmöglichkeiten zur Zielerreichung. Sie nennt dabei relevante Lösungsmöglichkeiten, einen Zeitplan für die Umsetzung, Ergebnis und Entscheidungsvorschlag sowie Methoden für Erfolgskontrollen.

Das ist keine Vorgabe für private Betriebe. Die Arbeitsanleitung kann dennoch einen nützlichen Gedanken für die eigene Vorlage liefern: Eine Entscheidung wird klarer, wenn neben dem geplanten Weg auch seine Alternativen und Folgen sichtbar sind. Die AAWU nennt die Beibehaltung des Status quo als mögliche Zielerreichung, wenn dessen Erhalt selbst Handlungsbedarf auslöst. Daraus lässt sich für ein einzelnes Werkzeug keine Empfehlung zum Abwarten ableiten. Aber die Nulloption muss auch nicht unsichtbar bleiben.

Ruhe im Haus hat einen Grund

„Wir müssen jetzt nicht aus jedem neuen Tool gleich ein Großprojekt machen.“ Dieser Satz ist nachvollziehbar. Die Leitung will, dass Mitarbeitende arbeiten können und eine Einführung nicht mehr bindet, als sie trägt. Der Fachbereich sieht den Ablauf, der sich ändern soll. Admin oder IT-Dienstleister können beschreiben, was technisch möglich ist und welche Folgen eine Änderung nach sich zieht. Alle schauen auf einen wichtigen Teil der Lage.

Eine Entscheidung entsteht daraus noch nicht automatisch. Ein Angebot sagt, was geliefert werden kann. Es entscheidet nicht, ob der beschriebene Ablauf jetzt verändert werden soll, was ohne Veränderung weiterläuft und wann die Frage wieder vorgelegt wird. Wenn diese Punkte fehlen, wird weiter verglichen, terminiert und vorbereitet. Dann bleibt die Entscheidung über die Folgen des Wartens offen, obwohl für das Vorhaben bereits Arbeit geschieht.

Für die Beteiligten ist diese Trennung entlastend. Der Fachbereich muss nicht selbst über ein Angebot urteilen, das technische Details enthält. Der Dienstleister muss nicht entscheiden, welche Veränderung der Betrieb zu welchem Zeitpunkt tragen will. Die Geschäftsführung muss dafür auch kein technisches Projekt planen. Ihre Aufgabe ist enger: Sie sorgt dafür, dass die Vorlage eine Entscheidung ermöglicht, die alle Beteiligten nachvollziehen können.

Die Vorlage muss das Zögern tragen

Wie ich das sehe: Architektur beginnt vor der Toolwahl. Eine Entscheidungsvorlage hilft erst dann, wenn sie den geplanten Weg und den Verzicht auf sofortiges Handeln mit ihren jeweiligen Folgen beschreibt. So wird ein Starttermin nicht zum Ersatz für eine Richtung.

Aufschieben ist kein Wegducken, wenn eine verantwortliche Rolle, eine Frist und ein Prüfkriterium festhalten, wann die Frage zurückkehrt. Ohne diese drei Angaben kann der Betrieb nicht unterscheiden, ob er bewusst wartet oder ob die Entscheidung nur weitergeschoben wird. Das ist die Stelle, an der Tätigsein mit Lösen verwechselt werden kann: Angebote werden eingeholt und Termine reserviert, die Entscheidung über den Ablauf bleibt jedoch offen.

Wenn die Sicht von Geschäftsführung, Fachbereich und Technik an dieser Stelle noch nicht zusammenpasst, kann Strategisches Sparring helfen. Danach ist die anstehende Entscheidung so sortiert, dass Sie sie treffen und begründen können.

Eine Zeile, die wieder auf den Tisch kommt

Nehmen Sie für die nächste Werkzeug- oder Projektentscheidung die Vorlage selbst zur Hand. Die Geschäftsführung benennt eine Person, die sie verantwortet. Fachbereich und IT oder Dienstleister ergänzen neben den Angeboten eine Zeile: „vorerst nichts verändern“. Dort steht, welcher Ablauf bis zur erneuten Prüfung unverändert bleibt, welche erkennbare Folge damit verbunden ist, zu welchem Datum die Vorlage wieder vorliegt und welches beobachtbare Kriterium die erneute Entscheidung auslöst. Der Termin steht klar mit der Folgenbeschreibung und dem Prüfkriterium in derselben Vorlage für alle Beteiligten.

Für diese erste Arbeitsfassung genügen vier Fragen:

• Welchen Ablauf soll das Vorhaben verändern?
• Was bleibt bis zur erneuten Prüfung unverändert, und welche Folge ist daran erkennbar?
• Zu welchem Datum kommt die Vorlage wieder auf den Tisch?
• Welches beobachtbare Kriterium löst dann die erneute Entscheidung aus?

Der Schritt kostet ein kurzes Abstimmungsgespräch und die unbequeme Frage, welche Folge das Zögern hat. Er ersetzt keine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung und keine vollständige Projektmethode. Danach liegt neben den Angeboten eine befristete, prüfbare Beschreibung des Abwartens. Die Beteiligten haben damit eine Vorlage, die sagt, was jetzt entschieden ist, was weiterläuft und wann die Frage zurückkehrt.

Wer vor einer KI-Entscheidung zunächst den betroffenen Ablauf klären will, findet in der KI-Inventur vor dem Pilotprojekt einen passenden weiteren Schritt. Für andere Werkzeug- und Projektentscheidungen bleibt die gleiche Betriebsfrage: Kann die verantwortliche Person an der Vorlage erkennen, was ein Start verändert und was ein Warten bis zum festgelegten Termin bedeutet?

Quellen

• Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz / Bundesamt für Justiz, „§ 7 BHO – Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, Kosten- und Leistungsrechnung“, laufende Fassung, § 7 Abs. 2, abgerufen 19.10.2026 · https://www.gesetze-im-internet.de/bho/__7.html
• NULL-F02, NULL-F03, NULL-F04: Bundesministerium der Finanzen, „Arbeitsanleitung Einführung in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen (AAWU)“, Rundschreiben vom 13.01.2026, Fundstelle GMBl. 2026 Nr. 4/5 S. 58, Abschnitte A, B.IV.1 und Fußnote 1 zu Abschnitt A, abgerufen 19.10.2026 · https://www.verwaltungsvorschriften-im-internet.de/bsvwvbund_13012026_IIA3H100500150006005DOKCOO7005100213785493.htm
• gesetze-im-internet.de
• verwaltungsvorschriften-im-internet.de

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Michael Höner ist IT-Architekt und strategischer Sparringspartner für den Mittelstand. Er berät Unternehmen in NRW und bundesweit zu IT-Sicherheit, KI-Verantwortung und digitaler Architektur, ohne Produktprovisionen und ohne Implementierungsmandat.